U kunt via [RMA order, Invoer, RMA orders] een nieuwe RMA order aanmaken (knop 'Nieuw') of een bestaande RMA order wijzigen (knop 'Openen). Een RMA order (Return Merchandise Authorizations) voert u in als u na een communicatie met een klant besluit om een artikel retour te nemen en / of besloten heeft om een creditnota te verzenden. Het invoerscherm van een RMA order bestaat uit de volgende onderdelen:
Vanuit een RMA order kan de fysieke retour worden ontvangen, een creditnota worden aangemaakt en een nieuwe verkooporder worden aangemaakt. Dit alles kunt u doen door gebruik te maken van het stroomschema.
Aangevraagd door
In dit veld kunt u aangeven wie de orderdebiteur is. U kunt in dit veld het nummer of de (gedeeltelijke) naam van de orderdebiteur invoeren. Tevens kunt u hier een debiteur aanmaken door op het vergrootglas te klikken en 'Nieuw' te kiezen.
Levering (Vanaf)
In dit veld kunt u de debiteur invoeren waarvan de artikelen worden ontvangen. Standaard wordt de ingevoerde orderdebiteur voorgesteld.
Factuur voor
In dit veld kunt u de factuurdebiteur invoeren. Dit is de debiteur naar wie de eventuele creditnota zal worden gestuurd. Standaard wordt de gekoppelde factuurdebiteur uit het onderhoud van de orderdebiteur voorgesteld. Als u geen factuurdebiteur gekoppeld heeft aan de orderdebiteur, wordt de orderdebiteur voorgesteld.
Als u een debiteur met de status 'Non-actief' heeft geselecteerd, wordt u hierop geattendeerd en wordt gevraagd of u toch wilt doorgaan.
Met deze knop kunt u naar het debiteurenonderhoud van de desbetreffende debiteur.
Met deze knop kunt u direct doorzoomen naar de debiteurenkaart van de desbetreffende debiteur.
Bij alle drie debiteuren (orderdebiteur, levering (vanaf) en factuurdebiteur) wordt het corresponderende adres getoond. Dit adres wordt gehaald uit het onderhoud van de desbetreffende debiteur. Eventueel kunt u met de knop 'Adres' een ander adres selecteren.
In het midden van het scherm kunt u de RMA ordergegevens invoeren:
RMA order nummer
Dit is het nummer voor deze RMA order. Het RMA ordernummer wordt overgenomen uit uw instellingen. Afhankelijk van de nummerinstelling 'Boekstuknummer wijzigen toegestaan' is het niet mogelijk om een nummer op te geven dat afwijkt van het nummer uit de nummerinstellingen.
Uw referentie
In dit veld kunt u de referentie invoeren die uw orderdebiteur gebruikt voor deze RMA order. Dit kan bijvoorbeeld het bestelnummer van de orderdebiteur zijn.
Omschrijving
In dit veld kunt u de RMA order een omschrijving meegeven, zodat u hem later snel kunt herkennen.
RMA order datum
Dit is de datum waarop de RMA order is aangemaakt. Bij het aanmaken wordt de huidige datum voorgesteld. Deze kunt u eventueel wijzigen.
Medewerker
In dit veld kunt u een actieve werknemer koppelen aan de RMA order. Dit kan bijvoorbeeld de werknemer zijn die de RMA order heeft ingevoerd of de accountmanager van de debiteur. Op deze manier kunt u later nagaan voor wie de meeste RMA orders zijn aangemaakt.
Magazijn
In dit veld kunt u het magazijn selecteren dat standaard moet worden weergegeven in de RMA orderregels. In uw instellingen kunt u aangeven welk magazijn voorgesteld moet worden in dit veld.
Condities
Met deze knop kunt u eventueel extra RMA ordergegevens invoeren, zoals kostenplaats en extra omschrijvingen. Tevens kunt u de kredietlimiet van de debiteur en de betalingstermijn raadplegen, die wordt aangemaakt als u een creditnota aanmaakt. Verder kunt u onder deze knop met de instelling 'RMA order bevestiging' aangeven of het verplicht is om een orderbevestiging af te drukken voor deze RMA order.
Opvolgdatum
Hier geeft u in op welke datum u het artikel verwacht retour te ontvangen. U ontvangt bijvoorbeeld vandaag het bericht van een klant dat het artikel retour wordt gezonden vanwege een gebrek. Als u verwacht het artikel over twee weken retour (onder vermelding van het RMA nummer) te ontvangen, dan geeft u hier dus een datum over twee weken in. Over twee weken wilt u de status van de RMA order analyseren. Is het artikel retour ontvangen?
Onder de RMA ordergegevens kunt u in de RMA orderregels de artikelen invoeren, die worden retour gezonden:
Kolommen definiëren
In de kolominstellingen die u kunt openen middels het icoon
boven in het scherm, kunt u aangeven welke kolommen en dialogen getoond dienen te worden.
Groen vinkje / rood kruisje
Aan het groene vinkje aan het begin van een RMA orderregel kunt u zien dat de ontvangstdatum van de RMA orderregel vandaag is of in het verleden ligt. Het rode kruisje aan het begin van een RMA orderregel geeft aan dat de ontvangstdatum van de RMA orderregel in de toekomst ligt. Deze vinkjes zeggen dus niets over de beschikbare voorraad van het artikel.
Artikel
In dit veld kunt u de artikelcode invoeren van het artikel dat retour wordt gezonden door de debiteur. Als u op F5 drukt, krijgt u een selectiescherm met alle artikelen. Dit zijn de artikelen die bekend zijn in het standaardmagazijn. Dit is het magazijn dat u heeft gekozen in het veld 'Magazijn' in de sectie met RMA ordergegevens.
Als u kiest voor F4, wordt een scherm geopend waarin u alle artikelen kunt vinden die u in het verleden heeft geleverd aan deze debiteur of waarvoor verkooporders zijn ingevoerd. Vervolgens kunt u een regel selecteren en overnemen in de RMA orderregels.
Order
Als u het filter op order zet, ziet u het overzicht van volledig geleverde orderregels.
Leveringen
Als u het filter op leveringen zet, ziet u het overzicht van de geleverde artikelen. (let op: er wordt niet gecontroleerd of een artikel al eerder is geretourneerd).
Omschrijving
In dit veld wordt de omschrijving getoond van het geselecteerde artikel. Deze kunt u eventueel wijzigen. Deze gewijzigde omschrijving geldt alleen voor deze RMA order. De omschrijving wordt niet gewijzigd bij het onderhoud van het artikel.
Lange omschrijving
Dit is de tekst die u bij het onderhouden van het artikel heeft ingevoerd in het veld 'Tekst'. Deze lange omschrijving is alleen bij het onderhoud van het artikel te wijzigen, niet in een RMA order.
Magazijn
In dit veld kunt u het magazijn invoeren waarin u het artikel gaat ontvangen. Het magazijn dat is ingevoerd in de sectie met RMA ordergegevens wordt voorgesteld.
Prijslijst
De prijslijst wordt gebruikt om de korting te berekenen aan de hand van de gedefinieerde kortingstabel. Als u een prijslijst gedefinieerd heeft voor de factuurdebiteur, wordt deze gebruikt. Als dit niet het geval is, wordt de prijslijst gebruikt waar het artikel toe behoort. Als u het artikel aan meerdere prijslijsten gekoppeld heeft, wordt een selectiescherm getoond waaruit u de prijslijst kunt kiezen. Als u geen prijslijsten gebruikt, kunt u dit veld overslaan.
Retour
In dit veld kunt u het aantal artikelen invoeren wat retour wordt gezonden. Dit dient u niet negatief in te voeren. Als u halve eenheden wilt invoeren, dient u dit aan te geven bij het onderhoud van het artikel. Dit kunt u doen door het veld 'Deelbaar' aan te vinken op het tabblad 'Basis', sectie 'Attributen'. Als u dit veld niet aanvinkt, wordt het ingevoerde aantal afgerond op hele eenheden. Als u op F5 klikt, wordt een calculator geopend. Met deze calculator kunt u snel berekeningen uitvoeren en het resultaat hiervan in de kolom 'Retour' overnemen.
Ontvangen
In dit veld wordt bijgehouden hoeveel eenheden zijn ontvangen.
Eenheid
Dit is de verkoopeenheid van het artikel. Deze heeft u gedefinieerd bij het onderhoud van het artikel.
Ontvangstdatum
Standaard wordt de RMA orderdatum uit de kop voorgesteld. Eventueel kunt u een latere datum invoeren.
Te ontvangen
Deze kolom vinkt u aan als u met de klant heeft afgesproken dat u de artikelen retour neemt.
Creditnota
Deze kolom vinkt u aan als u met de klant heeft afgesproken dat hij een creditnota ontvangt.
Opdrachtnummer
Als u een retour op basis van een bestaande verkooporder heeft ingevoerd (door middel van F4 in de kolom 'Artikel'), wordt in deze kolom dit verkoopordernummer getoond
Project
Als aan de gekoppelde verkooporder een project gekoppeld is, wordt in deze kolom de projectcode getoond.
Raamcontract
Wanneer u een RMA order invoert kunt u in het veld 'Artikel' middels de <F4> toets een scherm openen waarin u alle artikelen kunt vinden die u in het verleden heeft geleverd aan deze debiteur of waarvoor verkooporders zijn ingevoerd. In dit scherm kunt u in de kolom 'Raamcontract' zien of een regel bij een raamcontract hoort. Wanneer u deze regel selecteert wordt het artikel met het bijbehorende raamcontractnummer in dit veld in de RMA order gevuld. Hier kunt u het raamcontractnummer niet wijzen.
Reden
In deze kolom kunt u de reden van de retour invoeren. Dit veld is verplicht en werkt met redencodes, die u kunt aanmaken via [Systeem, Logistiek, Redencodes].
Verkoopprijs
In dit veld wordt de verkoopprijs getoond die u heeft ingevoerd bij het onderhoud van het artikel. Deze verkoopprijs kunt u in een RMA order niet wijzigen. De enige mogelijkheid om een verkoopprijs in een RMA order te bepalen is door bij het onderhoud van het artikel, in het veld 'Verkoopprijs', nul in te vullen.
Kortings-%
In dit veld wordt het kortingspercentage getoond volgens de geldende prijslijst. Deze waarde kunt u niet wijzigen. Als u een extra korting wilt geven, kunt u deze invoeren in het volgende veld.
Kortings-% (Extra)
In dit veld kunt u een extra kortingspercentage invoeren, als u naast de korting die volgens de prijslijst geldt een extra korting wilt geven. Deze korting wordt berekend aan de hand van de standaardverkoopprijs (dus zonder de standaardkorting). Als u bij het onderhoud van de debiteur een kortingspercentage heeft ingevoerd, wordt dit veld gevuld met dit percentage. Wanneer het veld 'Extra korting' wordt gewijzigd, krijgt u de mogelijkheid om een prijsafspraak aan te maken. U hoeft alleen de prijslijst te selecteren waarvoor de prijsafspraak dient te worden aangemaakt. Wanneer op de knop 'Bewaren' wordt gedrukt, wordt de prijsafspraak bewaard. Wanneer geen prijsafspraak aangemaakt dient te worden, kunt u kiezen voor de knop 'Sluiten'.
Nettoprijs
In dit veld wordt uitgerekend wat de nettoprijs per eenheid is. Dit is de verkoopprijs minus het ingevoerde kortingspercentage. U kunt de nettoprijs handmatig wijzigen. Als u deze wijzigt, wordt het kortingspercentage automatisch herberekend. Wanneer het veld 'Extra korting' wordt gewijzigd, krijgt u de mogelijkheid om een prijsafspraak aan te maken. U hoeft alleen de prijslijst te selecteren waarvoor de prijsafspraak dient te worden aangemaakt. Wanneer op de knop 'Bewaren' wordt gedrukt, wordt de prijsafspraak bewaard. Wanneer geen prijsafspraak aangemaakt dient te worden, kunt u kiezen voor de knop 'Sluiten'.
BTW
In dit veld kunt u de BTW-code invoeren die van toepassing is op deze RMA orderregel. Standaard wordt de BTW-code van de factuurdebiteur of het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur niet is gevestigd in de EU, of is gevestigd in hetzelfde land als uw bedrijf, dan wordt standaard de BTW-code die u bij het veld 'BTW bij het onderhoud van de factuurdebiteur heeft gekoppeld voorgesteld. Is daar geen BTW-code gekoppeld, dan wordt de BTW-code van het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur is gevestigd in een EU land (anders dan uw eigen land) wordt op basis van de 'Classificatie ICP' bij het onderhoud van het artikel bepaald welke BTW-code wordt gebruikt.
Bedrag
In dit veld wordt voor deze RMA orderregel het totaal te betalen bedrag exclusief BTW getoond. Dit is het aantal bestelde eenheden vermenigvuldigd met de nettoprijs.
Kostprijs
In dit veld wordt de kostprijs getoond die u heeft ingevoerd bij het onderhoud van het artikel.
Opslag %
In dit veld wordt de opslag uitgerekend. Deze is gelijk aan ((nettoprijs-kostprijs) / nettoprijs) * 100%.
Regeltoeslagen
Deze kolom is van toepassing wanneer u werkt met toeslagen en kortingen. In deze kolom wordt het totaalbedrag (in de valuta van de order) aan regeltoeslagen getoond dat van toepassing is voor deze regel. De regeltoeslagen worden berekend op het moment dat u de regel heeft ingevuld en de regel verlaat. Wanneer u zaken in de order aanpast die invloed kunnen hebben op de berekening van de regeltoeslag (bijvoorbeeld de leveringswijze of de valuta) wordt de volgende melding getoond: "Evaluatie van regels is nodig voor het toepassen van de juiste toeslagen. Dit kan, afhankelijk van het aantal regels/toeslagen, enige tijd in beslag nemen. Doorgaan?". Wanneer u 'Ja' selecteert wordt de regeltoeslag opnieuw berekent, wanneer u 'Nee' selecteert blijft de regeltoeslag ongewijzigd.
Toeslagen
Deze kolom is van toepassing wanneer u werkt met toeslagen en kortingen. Wanneer er regeltoeslagen van toepassing zijn op deze orderregel kunt u middels deze kolom doorklikken naar de detailgegevens van de regeltoeslagen.
Medewerker
Standaard wordt in dit veld de medewerker overgenomen die u heeft ingevoerd bij de RMA ordergegevens. U kunt eventueel een andere medewerker selecteren.
Volledige naam
In dit veld wordt de volledige naam van de geselecteerde medewerker getoond.
Kostendrager
Als u de module E-Kostenanalyse in uw licentie heeft, kunt u hier de kostendrager invoeren. Deze kunt u eventueel voor deze RMA orderregel wijzigen.
Serie-/batchnummers
In deze velden kunt u het serienummer en het batchnummer selecteren. Dit kunt u alleen doen als u E-Serie/batch in uw licentie heeft.
Instructie
U kunt in dit veld eventueel een instructie invoeren.
Onder de RMA orderregels wordt informatie getoond over de procesgang en het totaalbedrag van de RMA order:
Als u een groen vinkje ziet onder een pictogram, is deze stap al uitgevoerd. De datum wordt dan vermeld (zie bijvoorbeeld bij 'Gefiatteerd'). Als u op het groene vinkje klikt, wordt aangegeven wie die handeling heeft uitgevoerd en wanneer. Als u een rood kruisje ziet onder een pictogram, betekent dit dat deze stap nog niet genomen is (zie 'Retour').
U kunt deze pictogrammen ook als knoppen gebruiken. Zo kunt u een RMA order fiatteren door op het pictogram 'Gefiatteerd' te klikken. Dit is ook mogelijk voor de andere pictogrammen.
Gefiatteerd
Met deze knop kunt u de RMA order fiatteren of een eerdere fiattering ongedaan maken. U kunt in uw instellingen aangeven of een RMA order gefiatteerd dient te worden voordat deze RMA order kan worden retour genomen.
Bevestigen/Bevestigd
Met deze knop kunt u de RMA order bevestigen. U kunt in uw instellingen aangeven of een RMA order bevestigd dient te worden voordat deze RMA order retour kan worden genomen. Wanneer de RMA order is bevestigd heeft dit icoon de naam 'Bevestigd' en wordt er informatie getoond over de datum en medewerker van bevestigen.
Retour
Met deze knop kunt u de RMA order direct ontvangen. Deze knop is alleen actief als u een RMA order gefiatteerd heeft. Tevens kunt u met deze knop alleen de artikelen ontvangen, die gepland zijn voor vandaag of eerder. Artikelen met ontvangstdata in de toekomst kunnen niet worden ontvangen, omdat u deze niet voor vandaag gepland heeft.
Afgedrukt
Met deze knop kunt u een creditnota aanmaken. Een nieuw scherm wordt geopend waarin u onder andere kunt kiezen of u voor alle regels een creditnota wilt aanmaken of alleen voor de regels die reeds ontvangen zijn.
Gefiatteerd
Deze knop is alleen aanwezig wanneer u in de factuurinstellingen heeft aangegeven dat facturen gefiatteerd dienen te worden. Met deze knop kunt u een gegenereerde creditnota fiatteren.
Creditnota
Met deze knop kunt u de gegenereerde creditnota definitief afdrukken.
Order
Met deze knop kunt u een verkooporder aanmaken. Dit kunt u bijvoorbeeld doen als u een vervangend artikel gaat leveren.
Netto
Dit veld geeft het totale nettobedrag van deze RMA order aan. Dit is het brutobedrag minus de verleende korting. Als u 'Netto' kiest, ziet u hoe deze berekening is opgebouwd. Deze waarde is exclusief BTW en exclusief de geselecteerde artikelen in het scherm 'Kortingen / Opslagen' (knop "Specifiek').
Belasting
Dit veld geeft het totale bedrag aan BTW weer. Dit wordt bepaald door de BTW-codes in de RMA orderregels. Als u 'Belasting' kiest, wordt de berekening weergegeven in een nieuw scherm. Dit bedrag is exclusief de BTW voor condities die niet op de factuur worden afgedrukt en BTW van de betalingsconditie.
Specifiek
Met deze knop kunt u het scherm Korting / opslagen weergeven waarin u de betalingsconditie(s) kunt invoeren voor deze RMA order. Tevens kunt u in dit scherm extra kortingen of opslagen invoeren. Als u geen gebruik maakt van deze knop, komt dit scherm naar voren als u de RMA order sluit. Het totaal wat getoond wordt, is het totaal aan condities exclusief condities die niet worden afgedrukt op de factuur en condities van de betalingsconditie.
Totaal
Dit is het totale bedrag inclusief BTW dat gefactureerd gaat worden aan de factuurdebiteur. Als u 'Totaal' kiest, wordt het scherm 'Termijnen' weergegeven.